仕事をしていると、会議が付きものです。
皆さんは会議が好きですか？
今回は、部下のモチベーションを下げるダメ上司の会議進行とはどんなものか見てみましょう。
ダメ上司の会議進行
気持ちよく終わる会議もあれば、終わったあとストレスだけが残るという会議もあります。
どちらかというと、後者のほうが多いかもしれません。
ほとんどの場合、会議の進行役・まとめ役にその責任があります。
時間通りに始まらない
決められたどおりに会議を始めることができない上司が多くいます。
自分は忙しいから少々遅れても仕方がないと思っているのかもしれません。
しかし、これは自分の時間は重要だが部下の時間はそうでもない、だから待たせても問題ないというメッセージを送っていることになります。
既にこの時点で、会議に参加する人のモチベーションはかなり下がります。
待っている時間も無駄になり、会社にとっても不利益です。
決められた時間を守ることは最低限のマナーであり、もし遅れるようなら会議に参加する人に遅れる旨を早めに伝えておくべきでしょう。
そうすれば、すべての人が時間を有効活用できます。
会議の内容を伝えていない
会議で何を話し合うかを前もって具体的に伝えない上司がいます。
これでは会議の目的が分からず、参加する人は話し合う内容の事前準備ができません。
会議が始まっても、討議する内容は上司の頭の中にあり、それに従って進行します。
話し合うべき項目がいくつあるのか見えないと、部下にはストレスが溜まります。
こういう上司は、会議の本質を分かっていません。
議題はきっちり項目分けにして参加者に前もって渡し、何を話し合うのかを彼らが事前に準備できるようにしておかないといけません。
こうやって、会議の中で考えるという時間をできるだけ減らすようにします。
考えるために会議するのではありません。
事前に考えておいた意見を討論し合うのが会議です。
話があちこちに飛ぶ。または繰り返す
上司が話し始めると、話があちこちに飛びます。
自分の中では関係があると思っているのでしょう。
しかし聞いている側からすると、脈絡のない話ほどストレスが溜まるものはありません。
また同じ内容の話が何回か繰り返されるということもあります。
この原因は、議題にそって話し合うという意識が欠けているために起こります。
その上司にとって、中心は自分であって議題ではありません。
自分も会議の一参加者にすぎないという自覚を持ち、議題と関係のある内容だけを話すことに満足しなければなりません。
こういう上司は、簡潔な話＝薄っぺらい話と思っている場合があります。
それで、関係のない内容(自分では関係あると思っているが)を入れて肉付けしようとします。
しかしこれは全くの逆効果で、要点がボケてしまい、時間だけが無駄に過ぎていきます。
部下が持っているかもしれない意味ある意見を十分に発展させる時間が奪われます。
上手な話し手は、言うべきことが明確であり、要点だけを発展させ強調することができます。
話が長くなる人は、3分で話をまとめる訓練を受けたほうがいいでしょう。
まとめを必ず言わなければならないと思っている
部下が意見をいうたびに、自分の考えを付け加える上司がいます。
これはスムーズな話し合いを妨げます。
自分は常に価値あることを言わなければならない、もしくは自分がまとめなければ話は完結しないと思っているのでしょう。
これは、自分に重きを置きすぎているために起こります。
暗に、部下よりも自分のほうが上であるということを誇示していることになります。
会議において、上司や部下の間で意見の優劣があってはいけません。
部下が自分より優れた意見を述べたのであれば、それでその話を終わりにすることができるだけの謙虚さが必要です。
話す内容が説教になる
これは多くの上司が陥りやすい点ですが、話がいつの間にか説教になっている場合があります。
もしくは会議とは説教する場と初めからカン違いしている上司もたまにいます。
説教されてモチベーションがあがる人は一人もいません。
会議は問題点の解決を目指すべきであって、だれかの非を責めるために利用してはいけません。
できていない部分だけを指摘して会議が終わるというのもよく見られます。
高い目標を設定するだけでは人はついてきません。
いましていることを認められて初めて、目標に対して前向きな姿勢を持つことができます。
向上心とはできていないことを指摘したら伸びるのではなく、その人自身が自分で伸ばしていくものです。
そのためには、部下が今していることをはっきりと認めることが大切です。
これは、植物に水をやっているようなものです。
感謝の言葉も非常に効果的です。
これは、太陽の光のようなものです。
自分のしていることを認められ感謝されて会議が終わったなら、部下は高いモチベーションを持って仕事に取りかかれるのではないでしょうか。
自然とやる気が出ているはずですし、目標をストレスと感じることはないでしょう。
これからは目標数値のことばかり気にするのではなく、人に目を向け、彼らが行なってきた褒めることのできる点を見つけてから会議に臨むようにしましょう。
一つ一つの議題項目に時間がかかりすぎる
話し合うべき項目が少なくないのに、一つ一つにかける時間が長くなりすぎる上司がいます。
これは時間配分がマズいために起こります。
話すべき内容を短くまとめる技術を身につけると同時に、項目ごとにどれだけの時間をかけるかを前もって決めておき、それを参加者全員も知っておくようにします。
こうしておけば、決められた時間内に問題点を扱う意識が高まり、集中できます。
無駄話もなくなり、会議の討論が活発になります。
時間が来れば、その項目についてはいったん話を切り上げ、次の項目に移ります。
最後に時間が余っていれば、まだ結論に達していない項目を再度話し合います。
時間がないのであれば、次の会議に回します。
今回の議題に上がっていないことを挟んでくる
会議の終盤になり、これで終わりというときになって別の議題を持ち出してくる上司がいます。
みんながいるときに言っておこうということなのかもしれませんが、目の前にある議題に集中していた部下にとっては、それはストレスの何物でもありません。
議題に上がっていないことは言うのを控えるという謙虚さが必要です。
会議は長くないといけないと思っている
会議は何かと時間が取られます。
しかし、だいたいの会議は1時間ほどで済ますことができます。
実際、「さっきの会議ってもっと時間を短縮できたよねぇ」という経験をした方がほとんどではないでしょうか。
この点は、上司がこれまで挙げたことを実践するかどうかで大きく変わります。
会議を成功させる
会議の質が今後の営業成績に関係してくる以上、より質の高い会議を進行できるよう取りまとめ役の上司は真剣に努力すべきです。
会議がただの独演会の場にならないようにしましょう。
部下の優れた意見を吸い上げ、それを形にしていくことも会議の主要な目的です。
部下のモチベーションを上げられるか、それとも下げるだけの上司になるか、それは会議の進め方次第です。
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